Kun asiakas lähestyy suunnittelijaa jonkin tarpeensa kanssa, hänellä on tavallisesti mielikuva lopputuotteesta. Ihannetapauksessa asiakas ja suunnittelija viimeistelevät yhdessä projektin tehtävänmäärittelyn. Näin olen toiminut pitkissä asiakassuhteissa.
Avoimessa kilpailutuksessa joudutaan käyttämään usein kolmantena osapuolena asiantuntijaa. Tämän osaamisella saadaan tarkennettu kuva työn rakenteesta ja kilpailutus kyetään toteuttamaan.
Niinkin minulle on käynyt useita kertoja, että kilpailutuksella haetaan vain sopiva tekijä. Sitten olemme aloittaneet alusta ja määritelleet työn uudelleen käyttäen minun asiantuntemustani.
Niin tai näin, suunnittelijalle saadaan valmis työn kuvaus ns. brief. Ei ole siis harvinaista, että suunnittelija kirjoittaa suunnitelman itse ja hyväksyttää sen asiakkaalla. Työjärjestyksestä riippumatta se on kuitenkin tärkeä dokumentti, sillä se muodostaa projektin määritelmän ja antaa kaikille osapuolille jotain, jonka pohjalta työskennellä.
Tyypilliseen tarjouspyyntöön tai toimeksiantoon voi sisältyä esimerkiksi:
- Yleiskatsaus, joka antaa yleiskuvan projektin vaatimuksista sekä sen päämääristä ja tavoitteista.
- Siinä olisi oltava luettelo siitä, ketkä osallistuvat hankkeeseen, erityisesti siitä, ketkä hyväksyvät eri vaiheet ja muut sidosryhmät.
- Sen on sisällettävä yksityiskohtaisesti projektin lopussa valmistuvat tuotokset.
- Mukaan pitäisi sisällyttää myös aikataulutiedot ja tarvittaessa välitavoitteet.
- Projektin kohderyhmät tulee tunnistaa. Tämä on ratkaisevan tärkeää tietoa, sillä suunnittelu tulee luoda tätä nimenomaista yleisöä varten. Mitä paremmin yleisö tunnistetaan, sitä parempi.
- Myös itse viesti on kuvattava briefissä selkeästi. Siinä kiteytyy projektin tarkoitus, ja siihen voi liittyä myös muita yleisön kannalta olennaisia tietoja. Mitä yksityiskohtaisempi tässä vaiheessa on, sitä paremmin hanke saadaan maaliin.
- Myös budjetti saatetaan sisällyttää toimeksiantoon, ettei kenellekään tule yllätyksiä. Tavallisesti se hoidetaan tarjousmenettelyllä. Hyvin toteutettu tarjous varautuu työnkulussa tapahtuviin muutoksiin.