Niksejä joista saa kiksejä

PowerPoint, Teams ja uusi normaali

Teen jatkuvasti erilaisia PowerPoint-esityksiä, mutta miten graafinen suunnittelija tuo niihin lisäarvoa? 90 % aivoihin välittyvästä tiedosta on visuaalista ja ihmisen aivot pystyvät käsittelemään visuaalista informaatiota noin 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä.

Saan presentaatioaineiston usein jo valmiiksi PowerPointiin aseteltuna. Se on hyvä käytäntö, koska käsikirjoituksen laatijat ovat jo joutuneet hahmottamaan kokonaisuuden rakennetta ja tärkeysjärjestystä. Luettuani aineiston, käyn läpi tavallisimmat ongelmat ja teen niistä korjausehdotuksen. Ammattikirjoittajat pallottelevat tekstejään usein toisillaan edestakaisin, koska sisältö kirkastuu tällä metodilla paljon ripeämmin kuin yksin puurtamalla. Kokemattomalle kirjoittajille tämä usein vaikeaa, koska suhde tekstiin on henkilökohtaisempi ja muutosehdotukset koetaan jopa loukkaaviksi. Siksi varsinkin uuden kontaktin kanssa on syytä edetä varovasti.

Mihin asioihin kiinnitän ensiksi huomiota:
  • Onko kyseessä lainkaan presentaatio vai mahdollisesti julkaisu?  PowerPointia käytetään tehtäviin, joihin sitä ei ole suunniteltu ja tavallisin sellainen on julkaisu. Se voi olla esite, toimintasuunnitelma, raportti tai jopa vuosikertomus. Rajan määritteleminen on usein hankalaa, koska retoriikka on muotoutunut painotuotteiden ehdoilla. Yksi selkeä tunnusmerkki on käytännöllinen: onko dokumentissa tarkoitus käyttää esitystilaa vai ei? Esitystilassa voi hyödyntää interaktioita ja animaatioita. Jos näitä ominaisuuksia ei käytetä, dokumentti on usein tarkoitettu vain luettavaksi. Myös proosan määrä ratkaisee. Kun sivut ovat niin täynnä tekstiä, ettei niitä kukaan ehdi tai kykene lukemaan vaikkapa luennointitilanteessa, ei dokumenttia ole siihen tarpeeseen edes suunniteltu.
  • Yksi viesti yhdelle dialle. Sähköisessä julkaisemisessa uusi sivu ei maksa mitään, mutta yhteen asiaan keskittyminen kerrallaan kohentaa viestin välittymistä aivan tavattomasti. Yhdelle dialle mielellään enintään kuusi asiaa, koska se on havaintopsykologiassa tunnistettu omaksumismaksimi.
  • Kerronnalla pitää olla dramaturgia. Kunnollinen avaus, selkeät jaksotukset ja lopetus luovat esitykseen narratiivin, johon vastaanottaja kiinnittää saamansa informaation yksityiskohdat.
  • Katsetta pitää ohjata. Typografian keinoin on helppo ilmaista dialla olevien sisältöjen tärkeysjärjestys, joten sitä pitää myös käyttää rohkeasti. Yksinkertaisesti kirjainten koko ja vahvuus ratkaisevat ja tekstin alun ja lopun ilmaiseminen auttavat vastaanottajaa ymmärtämään yhdellä silmäyksellä hahmotettavan sisällön laajuuden.
  • Sarjallisen merkityksenannon tulee olla loogista. Dialta toiselle siirryttäessä vastaanottaja oppii nopeasti ja intuitiivisesti valtavan määrän asioita. Tietty tekstikoko tarkoittaa aina jokseenkin samaa painoarvoa ja perustehtävää. Brändin tunnusmerkkien kunnioittaminen liittävät sisällön kiinteästi viestivän tahon muuhun viestintään. Käytettävät symbolit on valittava mahdollisimman tunnistettaviksi ja helppolukuisiksi.

Kun nämä asiat ovat kunnossa ollaan jo pitkällä. Tässä vaiheessa alkaa varsinainen taittotyö, design. Miten kuvitus saadaan tukemaan viestiä, millainen selausvaikutelma esitykseen halutaan, kuinka typografia pidetään hallittuna ja miten laajat kokonaisuudet lohkotaan niin, että koherrenssia ei hukata. Miten usein niin kovin karua esitysgrafiikkaa saadaan elävöitettyä ymmärrettävämpään muotoon? Tavallinen ongelma on visuaalisen kerronnan harhailu jossain muualla kuin itse aiheessa. Jos olemme epävarmoja kuvamme välittämistä merkityksistä, muuttuu visuaalinen ilmaisu toisinaan merkityksettömäksi tai alistuu pelkäksi koristeeksi – ihan vain varovaisuussyistä.

Esiintymistilanteen hallinta

Jännitän esiintymistilanteessa tavallisesti ainakin hieman, vähintään alussa. Harvoin olen myöskään kohdannut ketään, joka yleisön edessä kykenee olemaan aivan peloton. Huolellisesti valmisteltu aineisto vähentää esiintymispelkoa, mikä on tilanteen hallinnalle ylivoimaisesti tärkein tuki.

Katseen ohjaus valoisuusperiaatteella on helppo keino saada yleisö katsomaan joko diaa tai puhujaa. Katse ohjautuu luontaisesti valon suuntaan. Hyvälle puhujalle diat ovat apuväline, eivät pääasia. Voimakkaasti valaiseva dia vie yleisön katseen pois puhujasta, jolloin esiintymisen teho heikkenee. Jos koet olevasi esiintyjänä epävarma, samalla keinolla voit olla yksin lavalla ja silti piilossa. Käyttämällä valoisia pintoja ja keveitä värejä – ehkä myös tummia vaatteita – yleisön katse pysyy tiiviimmin presentaatiossa. Suomalaiset ovat tutkimusten mukaan hyviä lukijoita, joten näinkin voi siis onnistua.

Esiintyminen on myös vuorovaikutustapahtuma, jossa yleisön mielenkiintoa tulisi pitää yllä. Kun kännykän valo alkaa kajastaa yleisön joukosta, on aika aktivoida kuulijoita. Tunnin monologia en suosittele koskaan, vaan pyrin esittämään kysymyksiä, hakemaan mielipiteitä ja usein kävelen yleisön sekaan, mikä Teams-palaverissa voidaan unohtaa.

Jos sisällössä on paljon abstrakteja käsitteitä tai lyhenteitä, ne on hyvä esitellä heti alkuun ja kerrata merkitys heti niiden esiintymisen aikana. Teamsin chat on tähän myös kelpo apu.

Jaa aineistosi. Laita se ladattavaksi, jotta kuulijoiden ei tarvitsisi tehdä muistiinpanoja.

Miksi tämä on niin tärkeää?

90 % aivoihin välittyvästä tiedosta on visuaalista ja ihmisen aivot pystyvät käsittelemään visuaalista informaatiota noin 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä. Viesti pitää saada menemään perille. Meidän pitää onnistua usein heti kerralla ja nopeasti. Tämä on tärkein tavoite. Meillä tulisi olla kyky tunnistaa, mikä vie sitä eteenpäin ja mikä haittaa?

Etätyön lisääntyminen on heittänyt meidät uudenlaisen kokoustekniikan jääveteen. Muistan hyvin ajan, jolloin kokoustekniikalla tarkoitettiin lähinnä järjestäytymistä, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamista tai esityslistan hyväksymistä. Nyt se on kameran asettelua, ruudun jakamista ja turhautumista temppuilevien ohjelmien kanssa. Mutta ei se siihen lopu. Lisäksi pitäisi osata tehdä niitä presentaatioita. Usein ihan itse ja käyttää niitä esimerkiksi myyntityössä tai yhteiskunnallisessa vaikuttamisessa. Moniko meistä on saanut graafikon koulutuksen tai perehtynyt visuaalisen kerronnan lainalaisuuksiin?

PowerPoint dominoi presentaatio-ohjelmien segmenttiä, vaikka se on tarjolla olevista vaihtoehdoista ehkä vaativin käyttää. Esiasetuksiin puuttuminen on lähes mahdotonta ja käyttöliittymässä on epäloogisia piirteitä, jotka ovat peräisin ohjelman ensimmäisistä versioista.

Hyvä esitys vaatii taitoa. Tarinallistaminen, katseen ohjaus, dramaturgia, jäsentäminen, ilmaisun selkeys, esitysgrafiikka, typografia, pinnan jakaminen, puhumattakaan yleisistä ohjeista ja vaatimuksista, kuten graafisen ohjeiston soveltaminen tai esteettiset vaatimukset. Kaikki ne ovat kuitenkin osa hyvän presentaation palettia. Paine osaamiseen kasvaa, mitä merkityksellisemmästä esityksestä on kyse. Myyntityössä PowerPointin käyttö on yhä yleisempää, mutta edelleenkään niiden visualisointiin ei käytetä riittävästi ammattiapua.

Kuvia voi lukea

Kuvan tulkinta onkin merkittävä osaaminen ja viestinnän työkalu. Tehokkaat visuaaliset metaforat, rikkaat paradigmat ja älykkäät viittaukset auttavat ulos kuluneiden kuvastojen suosta. Kuvan tulkinnan metodeja on selvitykseni mukaan hieman yli kaksikymmentä, joista erityisen hyödyllisiä on hieman yli puolet. Viestinnän ammattilaisina meidän tulisi olla perillä siitä, mitä kuvallamme lausumme. Visuaalisen kerronnan tulkinnalle on tieteellinen tausta, joka on ymmärrettävää ja loogista. Se pitää vain opiskella. Meillä on paljon kuvaan analyyttisesti suhtautuvia ja niitä virtuoosimaisesti lukevia ihmisiä, joiden kyky perustuu kokemukseen, intuitioon, älyyn ja kykyyn sanallistaa havaintojaan. Tällaiset ihmiset ovat esimerkiksi markkinointiviestinnän yritysten kivijalkoja, kokeneita osaajia, jotka ovat voineet ammatissaan kehittää näitä taitoja.

Kun tarvitset hyvää presentaatiota, ota yhteyttä. Minä osaan auttaa.